Birta lífeyrissjóður er fullgildur lífeyrissjóður og hefur starfsleyfi samkvæmt Seðlabanka Íslands
Birta lífeyrissjóður starfar á grundvelli samþykkta og samkvæmt lögum nr. 129/1997, um skyldutryggingu lífeyrisréttinda og starfsemi lífeyrissjóða. Einnig starfar lífeyrissjóðurinn á grundvelli samkomulags stéttarfélaga og atvinnurekenda frá 19. maí 1969 með síðari breytingum. Hlutverk Birtu lífeyrissjóðs er að tryggja sjóðfélögum, eftirlifandi mökum þeirra og börnum lífeyri í samræmi við samþykktir sjóðsins og með hliðsjón af lögum um skyldutryggingu lífeyrisréttinda og starfsemi lífeyrissjóða.
Birta lífeyrissjóður starfar á tveimur mörkuðum, íslenskum tryggingamarkaði og fasteignalánamarkaði. Sjóðurinn býður upp á tryggingavernd í formi skyldusparnaðar lífeyrisréttinda, séreignarsparnað og sjóðfélagalán. Samtryggingardeild sjóðsins veitir lágmarkstryggingarvernd samkvæmt samþykktum sjóðsins og lögum þar um og er veigamesti þátturinn í starfsemi sjóðsins. Séreignardeild Birtu veitir viðbótartryggingarvernd í formi séreignarsparnaðar með samningum þar um. Sjóðfélagar hafa kost á að taka fasteignalán hjá sjóðnum að uppfylltum skilyrðum.
Góð þjónusta skiptir okkur máli
Sjóðurinn leggur áherslu á góða þjónustu og ferla sem tryggja skilvirkni og öryggi fyrir sjóðfélaga. Sjóðfélagar kjósa í auknu mæli að sinna erindum sínum með rafrænum hætti og utan hefðbundinna opnunartíma sjóðsins. Það er því mikilvægt fyrir sjóðinn að vera í stöðugri framþróun við að bæta ferla og stafræna vegferð.
Á árinu 2023 tók sjóðurinn upp viðskiptamannakerfi til að fá betri yfirsýn og þekkingu á sjóðfélögum og haghöfum út frá gögnum. Viðskiptamannakerfið eykur hagræði og upplýsingaflæði milli starfsmanna og bætir og styttir ferla við að svara fyrirspurnum og veita góða þjónustu til sjóðfélaga. Með kerfinu er leitast við að veita samræmda þjónustuupplifun fyrir alla sjóðfélaga og aðra sem hafa samband við sjóðinn.
Flestar umsóknir sem berast sjóðnum fara í gegnum rafrænt umsóknarferli þar sem málum er fylgt eftir frá upphafi til enda. Málið hefst í gáttinni á mínum síðum sjóðfélaga og flæðir þaðan inn í málakerfið þar sem starfsmaður tekur á móti málinu. Þau mál sem berast ekki með rafrænum hætti eru skráð í málakerfið þar sem málið er stofnað af starfsmanni og málsmeðferð hefst. Um leið og mál er stofnað í kerfinu er því fylgt eftir með rekjanleika í ákveðnum skrefum í samræmi við verklagsreglur og vinnulýsingar. Verklagið tryggir samræmda og faglega afgreiðslu mála. Nýju ári fylgja ný tækifæri til að gera góða þjónustu enn betri.
Með mælaborðinu er hægt að skoða stöðu mála og fylgjast með ferli þeirra
Birta lífeyrissjóður fylgir málum eftir með mælaborði (MS Power BI) ásamt því að skoða mælingar úr viðskiptamannakerfi sjóðsins. Gögn eru oft á tíðum umfangsmikil og vannýtt auðlind en með því að fylgjast með ferli mála er hægt að skoða hvaða tækifæri eru til að bæta þjónustu og efla viðskiptaþróun. Með mælaborðinu hafa starfsmenn Birtu aðgang að margskonar upplýsingum um stöðu mála, rekstur sjóðsins, tækifæri til hagræðingar og möguleika til að ná betri árangri.
Umsóknir og samningar hafa aukist töluvert á milli ára. Eftirlaunaumsóknir hafa aukist um 35% frá því árinu áður en mesta aukningin hefur verið í tilkynningum um ráðstöfun iðgjalds í tilgreinda séreign en þar hafa umsóknir aukist um 44% á milli ára.
Gæðaskjölin tryggja að unnið sé eftir samræmdu verklagi innan sjóðsins
Gæðahandbók sjóðsins er sett upp í CCQ gæðakerfinu, sem heldur utan um gæðaskjöl sjóðsins, þ.e. stefnur, reglur, verklagsreglur, vinnulýsingar, leiðbeiningar og eyðublöð. Kerfið heldur einnig utan um ábyrgðaraðila skjala, útgáfudagsetningar og hvenær tími er kominn á endurskoðun skjala. Gæðaskjölin tryggja að unnið sé eftir samræmdu verklagi innan sjóðsins og draga úr rekstraráhættu, skjalaáhættu og starfsmannaáhættu.
Mikilvæg skref í átt að betri þjónustu
Mikil þróun hefur verið á árinu 2023 í rafrænni umbreytingu hjá sjóðnum.
Á árinu 2023 var viðskiptamannakerfi (CRM) tekið í notkun. Upplifun sjóðfélaga skiptir sjóðinn miklu máli og með innleiðingu á viðskiptamannakerfi þekkir starfsfólk Birtu sjóðfélaga betur og getur með hraðari móti unnið þau erindi sem sjóðnum berast í gegnum kerfið. Við leggjum mikla áherslu á að veita framúrskarandi þjónustu og kerfið hjálpar okkur við að bæta upplifun sjóðfélaga og viðskiptavina, fylgjast betur með ánægju þeirra, bregðast við ábendingum og halda betur utan um öll samskipti. Frá maí 2023 þegar kerfið var tekið í notkun og til ársloka bárust samtals 4.757 erindi í viðskiptamannakerfið sem starfsfólk sjóðsins vann úr.
Nýr og uppfærður sjóðfélagavefur var tekinn í notkun í júní 2023. Sjóðfélagavefurinn bætti verulega aðgengi sjóðfélaga að upplýsingum um lífeyrisréttindi, séreign og tilgreinda séreign, stöðu iðgjalda og lánamál. Til að trygga öryggi og auðvelda aðgengi sjóðfélaga að vefnum var auðkenningarappi bætt við sem innskráningarmöguleika.
Frá vori 2023 eru sjóðfélagayfirlit aðeins birt með rafrænum hætti á sjóðfélagavef Birtu og á island.is. Sjóðurinn hætti að senda sjóðfélagayfirlit með pósti til allra sjóðfélaga eins og gert hefur verið síðustu ár.
Þann 24. mars 2023 samþykkti Alþingi breytingar á lögum um lífeyrissjóði þar sem lífeyrissjóðir hafa nú heimild til að birta yfirlit sjóðfélaga sinna á læstu vefsvæði, hjá Birtu á sjóðfélagavef, þar sem krafist er rafrænnar auðkenningar viðkomandi sjóðfélaga. Lögin tóku gildi þann 1. apríl 2023.
Birta lífeyrissjóður sendir sjóðfélögum sínum tvisvar á ári slík sjóðfélagayfirlit með upplýsingum um iðgjaldagreiðslur. Það á að tryggja að sjóðfélagar geti fylgst með að iðgjöld séu greidd af launum þeirra til lífeyrissjóðsins.
Samtals eru um 36 þúsund yfirlit á ári sem hafa farið með pósti til sjóðfélaga en fara nú með rafrænum hætti.
Með tilkomu viðskiptamannakerfis eru úrskurðarbréf einnig eingöngu rafræn og birtast sjóðfélögum á sjóðfélagavef. Með því að birta úrskurðarbréf rafrænt sparast um 2.800 póstsendingar á ári.
Á árinu 2023 hófst vinna við að bæta aðgengi og umsóknarferli í rafrænum umsóknum. Markmiðið er að sjóðfélagar geti nálgast bæði upplýsingar um réttindi sín og stöðu mála ásamt því að sækja um rafrænt á einum stað á sjóðfélagavefnum. Áætlað er að þessari vinnu ljúki á vormánuðum árið 2024.
Á árinu 2023 hófst vinna við að rafvæða þinglýsingar húsnæðislána hjá sjóðnum. Markmið rafrænna þinglýsinga er að auka þjónustu við lántakendur og flýta fyrir afgreiðslu lána.
Þessi vinna er á lokastigi og verða þinglýsingar rafrænar á vormánuðum árið 2024.
Í lok árs 2023 hófst vinna með iðgjalda- og innheimtudeild að setja upp hugbúnað sem villuprófar innsendar skilagreinar en markmiðið er að draga úr röngum skilagreinum sem berast sjóðnum. Hugbúnaðurinn virkar þannig að launagreiðendur geta ekki sent inn skilagrein ef hún er röng heldur fá villumeldingu. Þeir þættir sem meðal annars eru villuprófaðir eru; aldur sjóðfélaga, hlutfall iðgjalds og mótframlags, hvort endurhæfingarsjóður sé einnig á skilagrein og hvort að sjóðir séu réttir.
